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Pack Projects Foundation : fluidifiez vos projets avec une configuration de Zoho Projects, concue et mise en œuvre par des experts

Pack Projects Foundation

Vous savez que Zoho Projects est le bon outil de gestion de projets pour votre organisation : maîtrise des plannings, des charges et des coûts, collaboration, intégrations, automatisations.
Vous avez besoin de le déployer rapidement mais de façon à ce qu'il soit évolutif

Le Pack Projects Foundation consiste au déploiement, par des experts certifiés et expérimentés, d'un environnement Zoho Projects prêt à l'emploi, respectueux du standard Zoho et de vos spécificités
Ce déploiement intègre des configurations issues de nos nombreux retours d'expérience pour faciliter votre prise en main de l'outil, augmenter votre productivité et bénéficier d'un système évolutif
Déploiement en environ 4 semaines. Configuration adaptée aux entreprises de 10 personnes ou moins. Ce pack est conçu pour évoluer vers vos besoins futurs (automatisations, intégrations, portail client…)

Vos projets sont mis en place avec une structure qui permettra un suivi précis du budget, des charges et du planning

Configuration et renommage des éléments de travail : Projets, Tâches, Jalons, Problèmes, Feuilles de temps pour qu'ils correspondent à votre contexte (jusqu'à 5 champs personnalisés par module)

Définition du cycle de vie des éléments de travail
Aide à la structuration de vos projets : jalons / listes de tâches / sous-tâches / diagramme de Gantt. Aide au choix de la granularité et des tâches clés.
Intégration et adaptation de 1 ou 2 modèles de projets pour pouvoir créer vos projets plus rapidement et de façon homogène.
Initialisation d'un guide de prise en mains avec les éléments structurants pour la création d'un projet

Votre système est configuré pour accueillir les différentes familles d'utilisateur et favoriser la collaboration

Définition des typologies d'utilisateurs et activation des licences nécessaires (jusqu'à 10)
Définition des rôles et profils (jusqu'à 3 rôles et 3 profils) pour que les utilisateurs internes et externes ne voient que ce qui les concerne
Définition et activation des modules collaboratifs pertinents pour votre contexte : Forums, Pages, etc.
Présentation et activation des intégrations collaborativespertinentes : Cliq, Meeting, Teams, Calendrier, etc.
Complétion du guide de prise en main avec les actions à réaliser à la création d'un utilisateur

Nous préparons votre système à un suivi efficace

M‌‌ise en place d'une automatisation de type envoi d'e-mail (par exemple à la fermeture d'une tâche de facturation)
Configuration du tableau de bord projet
Réalisation d'affichages personnalisés pour faciliter le suivi
Complétion du guide de prise en main avec les activités à mener pour assurer un suivi et replanifier

Paramétrage global du système (feuilles de temps, budget, etc.) avec les meilleures pratiques
Configuration DKIM / SPF pour une meilleure déliverabilité des e-mails envoyés depuis Zoho Projects
Configuration de l'intégration standard à Zoho CRM / Zoho People / Zoho Desk (si utilisés)
Mise en place de la sauvegarde des données
Nettoyage de la configuration Zoho par défaut pour un système plus simple

Vous pourrez commencer à créer et suivre des projets à la fin de la prestation

Lors de nos ateliers de travail, nous veillons à vous transmettre les informations pour assurer votre autonomie
‌1/2 journée de formation pour les chefs de projets (jusqu'à 3 utilisateurs)
1/2 journée de formation pour les utilisateurs (jusqu'à 6 utilisateurs)
2 heures de support incluses dans notre pack (à consommer sous 3 mois)

vous présenter Zoho Projects en début de prestation pour que nous parlions le même vocabulaire
fonctionner de façon itérative pour avancer progressivement, avec des démos régulières
vous transmettre un maximum d'information pendant notre mission pour vous faire monter en compétence
ce que votre environnement soit configuré par des experts pour que votre système soit évolutif

‌Livrables	‌Qui	‌Durée de validation	‌Commentaires
‌Application Zoho Projects configurée	Z-Sense	1 semaine	Configuration globale, modules, jusqu'à 2 modèles de projets, intégrations collaboratives et intégrations Zoho
‌Guide de prise en main : création d'un projet, création d'un utilisateurs, modalités de suivi	Z-Sense	1 semaine	PDF de 10 à 15 slides
‌Licences Zoho Projects Entreprise ou Zoho One/Projects Plus	‌Client		‌A acquérir au moins une semaine avant l'ouverture aux utilisateurs. Les licences Zoho sont à la charge du client.
Modèles de projet	Client		Arborescence de projets types (à réaliser selon recommandations Z-Sense)
‌Fichier de travail complété	Client

Nous incluons dans le pack Projects Foundation jusqu'à 2h de support, à consommer sur les trois premiers mois
Un chef de projet chez vous est notre interlocuteur unique pour la mise en oeuvre du pack.

Les activités ci-dessous ne sont pas incluses dans le pack :