Introduction
Zoho Analytics est un puissant outil de Business Intelligence conçu pour transformer vos données en véritables leviers décisionnels. Mais un bon tableau de bord n’a de valeur que s’il est facilement partagé avec les personnes qui en ont besoin : collaborateurs, direction, clients, partenaires…
Zoho Analytics offre de nombreuses options pour diffuser vos informations. Voici un tour d’horizon des meilleures façons de partager vos rapports et tableaux de bord.
Attention : certaines ne sont accessibles que dans certaines versions de Zoho Analytics
Partage direct dans Zoho Analytics
C'est la solution la plus simple. Elle consiste à partager un rapport à des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs directement dans Zoho Analytics. Les utilisateurs ciblés se connectent à Zoho Analytics et voient les rapports qui leur ont été partagés.
Des filtres de partage limitent les données pour que les utilisateurs ne voient que ce qui les concerne.
Avantages
- Très simple à mettre en oeuvre
- Filtres de partage
- A terme, on peut permettre aux utilisateurs de modifier des rapports, ou de créer des rapports supplémentaires
Inconvénient
- Nécessite d'aller dans Zoho Analytics (et donc un minimum de formation)
- Nécessite une licence par utilisateur (au moins une licence "Observateur") : non accessible à des personnes en dehors de votre organisation Zoho
- Pas de licence Observateur dans Zoho One
Partage par URL (non public)
Chaque rapport accessible dans Analytics l'est aussi par URL, tant que les utilisateurs connectés ont un compte et des permissions Analytics. Ceci rend possible le partage de rapport dans des outils comme Zoho CRM, Sharepoint, des portails, etc. bref, tout ce qui est capable d'encapsuler une URL. Et cela sans avoir à se connecter à Zoho Analytics.
Les filtres de partage fonctionnent de la même manière que précédemment.
Avantages
- Très simple à mettre en oeuvre
- Pas de connexion à Zoho Analytics
- Filtres de partage
Inconvénient
- Nécessite une licence par utilisateur (au moins une licence Observateur). Des astuces peuvent dans certains cas être utilisées pour partager les rapports sans avoir à acquérir des licences complémentaires.
Partage par URL public
Un rapport peut être partagé de façon publique, c'est-à-dire que tout utilisateur disposant de l'URL peut y accéder.
Cela est utile par exemple pour partager des données non confidentielles sur votre site Internet : historique de croissance, localisations de vos activités, etc.
Si on a besoin d'un peu plus de confidentialité, un mot de passe et/ou une date d'expiration peuvent être ajoutés dans un autre type de partage.
Avantages
- Très simple à mettre en oeuvre
- Pas de connexion à Zoho Analytics
- Pas de licence pour chaque utilisateur
- On peut rajouter un mot de passe et/ou une date d'expiration
Inconvénient
- A utiliser avec précaution car toute personne ayant l'URL (et le mot de passe le cas échéant) peut accéder au rapport, même s'il a quitté votre entreprise
- Pas de filtre de partage pour les utilisateurs accédant au rapport
Partage par e-mail
Les rapports peuvent être envoyés par e-mail à la demande ou à une fréquence donnée.
C'est très utile par exemple pour le patron qui souhaite recevoir chaque fin de mois un rapport d'activité ou de marge.
Avec des configurations bien étudiées, il est possible d'envoyer le rapport à des personnes externes à votre organisation Zoho (clients, partenaires, etc.) en filtrant les données, c'est-à-dire en faisant en sorte qu'ils ne voient que ce qui les concerne.
Avantages
- Envoi possible en interne ou en externe
- Permet de poser une version du rapport à un instant T
- Filtres de partage
Inconvénient
- Attention à la fréquence d'envoi qui peut donner parfois un sentiment d'intrusion
Partage sur alerte
Ce partage est très utile. On peut imaginer le partage d'un rapport à la survenance d'une alerte. Zoho Analytics surveille les données à votre place ! Ce partage se fait par e-mail, sur Slack, dans Microsoft Teams, etc.
Par exemple, si le nombre de tickets est supérieur à X, Zoho Analytics envoie automatiquement et en autonomie le rapport à la direction.
Avantages
- Surveillance de vos données
- Les rapports ayant franchi des seuils d'alerte sont envoyés automatiquement
- Les alertes sont donc archivées dans les différents e-mail
- Les seuils d'alerte peuvent répondre à des critères poussées
- Plusieurs canaux de partage
Inconvénient
- N/A
Partage avancé à des personnes externes à l'organisation
Pour partager des rapports à des personnes externes à l'organisation, en faisant en sorte qu'elles ne voient que ce qui les concerne, il existe des configurations méconnues qui permettent d'éviter l'acquisition de licences.
Imaginez un tableau de bord que vous avez préparé pour vos clients mais vous souhaitez que le client A ne voit pas les informations du client B : rapport d'activité, etc. Ou bien vous êtes éditeur d'une solution SaaS ? fournissez à vos clients des rapports personnalisés et construits avec la puissance de Zoho Analytics.
Ceci est possible sans acquérir de licences et sans compromettre la sécurité. Contactez-nous.
Avantages
- Partages dynamiques (avec filtres de partage), sans acquisition de licences
Inconvénient
- Nécessité de faire appel à un expert spécialiste Zoho Analytics (comme Z-Sense)
Diaporama
Vous pouvez faire défiler sur un écran, en boucle, une série de rapports pour informer vos équipes. Cet écran peut se situer ensuite dans votre salle de pause, la salle des opérateurs, du SAV, etc.
Ainsi l'équipe dispose d'informations fraîches : tickets urgents à traiter, agent du jour, nombre d'appels passés Vs objectifs, etc.
Avantages
- Moyen original et dynamique pour partager de l'information
- Accessible en dehors de Zoho Analytics
- Dans ce contexte, l'arrivée de la synchronisation temps réel de Zoho CRM et Zoho Desk dans Zoho Analytics est à noter
Inconvénient
- Toutes les connexions Zoho Analytics ne sont pas en temps réel
Portail Zoho Analytics
Très méconnue, cette option permet de partager des rapports, y compris d'espaces de travail différents, dans une mise en forme type portail. Les rapports sont classés, catégorisés dans des menus et sous-menus, avec des thèmes particuliers et des informations textuelles. Et on peut même ajouter dans ce portail des rapports PowerBi ou Tableau !
Avantages
- Utile lorsqu'on a beaucoup de rapports à partager
- Accessible en dehors de Zoho Analytics, par URL
- Plusieurs portails peuvent être créés
Inconvénient
- Accessible uniquement aux utilisateurs de l'organisation
Autres partages
Les partages ci-dessous sont également à votre disposition :
- Partager dans Zoho CRM (voir notre Zoom ici)
- Simplement exporter un rapport au format PDF ou image !
- Partage d'un rapport directement dans Zoho Cliq
- Partage d'un rapport directement dans Slack
- Partage via la création d'un document Zoho Show (le "Powerpoint" de Zoho)
Conclusion
Construire un tableau de bord, c'est bien. C'est encore mieux s'il est partagé et accessible aux personnes à qui il est destiné.
Il existe de nombreuses façons de partager les rapports et tableaux de bord Zoho Analytics. La plupart ne nécessitent pas que les destinataires se connectent à Zoho Analytics. C'est-à-dire qu'ils bénéficient de toute la puissance de l'outil, sans avoir à s'en approprier l'interface utilisateur et les fonctionnalités.
Contactez Z‑Sense pour mettre en place la méthode de partage adaptée à vos besoins.
