Beaucoup d’entreprises utilisent Zoho au quotidien… mais paient parfois leur abonnement plus que nécessaire, faute d’une bonne compréhension du système de licences. Dans cet article, nous allons voir des leviers pour optimiser vos abonnements Zoho afin de réduire vos coûts, tout en gardant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
1. Packages Vs applications standalones
Zoho propose deux grandes façons de consommer ses logiciels :
Les packages complets comme Zoho One (plus de 45 applications à un tarif unique par employé) ou CRM Plus (centré sur la relation client).
Les applications individuelles (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Desk, etc.).
👉 Astuce : si vous n’avez besoin que de 2 ou 3 applications, les prendre en standalone (en dehors d'un package) peut être plus rentable. En revanche, si plusieurs départements utilisent des apps différentes, Zoho One devient souvent plus économique et flexible.
👉 A noter que si Zoho One est déployé à l'ensemble de vos salariés disposant d'un poste de travail, vous avez accès à la version All Employees, souvent moins chère qu'un abonnement CRM Entreprise.
2. Choisir la bonne version des applications
Chaque application existe en plusieurs éditions (Standard, Professional, Enterprise, etc.).
Parfois, la version inférieure suffit largement : beaucoup d’entreprises souscrivent à l’Enterprise alors qu’elles n’utilisent pas les fonctionnalités avancées (IA, automatisations complexes…).
Il est important de cartographier vos besoins pour ne pas surpayer des fonctionnalités inutilisées.
3. Utiliser les bons add-ons
Zoho propose des formules intermédiaires qui évitent de payer une licence complète pour tous les utilisateurs. Exemples :
Dans Zoho CRM : le Team User peut accéder à des éléments en consultation ou des modules collaboratifs.
Dans Zoho Projects : les utilisateurs en lecture seule peuvent consulter projets et rapports sans payer une licence complète. Parfois, les licences utilisateurs clients peuvent aussi répondre à des besoins internes.
Dans Zoho Desk : les Light Agents peuvent intervenir ponctuellement (ex. experts internes) sans être des agents à plein tarif.
👉 Ces add-ons sont souvent suffisants pour les profils périphériques.
4. Les accès gratuits méconnus
Certaines catégories d’utilisateurs bénéficient d’un accès gratuit. Exemples :
Expert-comptable ou auditeur dans Zoho Books : il suffit de le demander à Zoho !
Certains partenaires ou consultants externes peuvent être invités sans coût supplémentaire selon les applications, par exemple sur les sandbox (bacs à sable) de Zoho CRM.
5. Gérer le timing des abonnements
- Passer en paiement annuel réduit la facture de 15 à 20 %.
- Attention toutefois : pensez à réduire vos licences avant la date anniversaire, sinon vous payerez pour des utilisateurs dont vous n’avez plus besoin, même si Zoho peut parfois proposer des compensations.
6. Bien comprendre le système de licences et être astucieux !
Chaque application Zoho a ses spécificités en terme de licence et prendre le temps de comprendre ces spécificités peut souvent amener à des économies dans les abonnements. Voici quelques éléments / exemples qui reviennent souvent dans les discussions :
Dans Zoho Analytics, vous n’avez pas besoin d’une licence par utilisateur pour la simple consultation : des vues partagées suffisent.
Avec Zoho One, le prix des utilisateurs client de Zoho Projects est 4 à 5 fois moins cher qu'avec un abonnement Zoho Projects seul.
Dans Zoho WorkDrive, les membres externes peuvent collaborer gratuitement.
Une licence Zoho Campaigns porte plusieurs utilisateurs
👉 Une bonne compréhension du système évite de multiplier inutilement les licences. Il existe assez souvent des contournements / astuces qui permettent d'éviter d'acquérir une licence supérieure juste pour une ou deux fonctionnalités. Exemples :
- Zoho Analytics permet de partager des rapports de façon sécurisée à des utilisateurs externes (clients, partenaires) ou internes sans avoir recours à des licences additionnelles.
- Suivant comment Zoho Sign est implémenté, une licence suffit pour l'ensemble des utilisateurs faisant appel à la signature électronique
7. Bonus : exploiter Zoho One comme levier d’économies
Beaucoup d’entreprises sous-utilisent Zoho One. Pourtant, il peut remplacer plusieurs briques logicielles coûteuses de votre SI. Par exemple :
Zoho Assist peut remplacer TeamViewer pour la prise en main à distance.
Zoho Analytics peut éviter d’investir dans SQL Server ou Power BI.
Zoho Desk est une alternative directe à Zendesk.
Zoho Workdrive, Mail, Writer, Sheet et Show remplacent Google Workspace ou Microsoft Office.
👉 Une vraie étude d’optimisation permet souvent de réaliser des économies substantielles à l'échelle du système d'information. Cela peut se faire progressivement avec un accompagnement adapté.
Et utiliser la même licence pour plusieurs utilisateurs ?
Conclusion
- disposant d'une vision globale
- avec une sensibilité forte sur la problématique de licence
- capable de challenger le ROI de différents scénarios (coûts de licences + coûts d'intégration + coûts de maintenance + coûts interne)
Il ne s'agit pas pour l'intégrateur de vous conseiller la licence la plus confortable pour lui mais de faire en sorte que vous payez uniquement ce qui est nécessaire et suffisant.
Vous trouverez cette approche chez Z-Sense. Demandez-nous de challenger vos licences et vous ferez possiblement des économies significatives.
